Hausverwaltung

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kostenart, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sonder-/Teileigentum. Über die Annahme des Wirtschaftsplanes entscheidet die nächste Eigentümerversammlung durch Stimmenmehrheit, sofern nicht in der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss eine andere Regelung festgelegt ist.

a) Jahresabrechnung
Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Hausgeld-Einnahmen und Ausgaben des Vertragszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum, ohne getrennten Ausweis der Mehrwertsteuer und der

b) Einsicht in Unterlagen
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümer zur Einsichtnahme innerhalb der Bürozeiten -nach vorheriger Terminvereinbarung- im Büro der Verwaltung zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege zur Eigentümerversammlung.

c) Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat
Die zur Belegprüfung notwendigen Unterlagen und Belege werden an den Verwaltungsbeirat für die jährliche Belegprüfung außer Haus zur Verfügung gestellt, damit die Belegprüfung ohne Zeitdruck und in Ruhe durchgeführt werden kann. Alternativ können die Belege durch den Verwaltungsbeirat auch im Büro des Verwalters geprüft werden.

d) Nachweis der Instandhaltungsrücklage
Die Anlage der angesparten Instandhaltungsrücklagen werden dem Verwaltungsbeirat bei der Belegprüfung nachgewiesen.

a) Eigentümerversammlung
Einladen und Durchführen einer Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten zu einem zumutbaren Zeitpunkt.

b) Einladung zur Versammlung
Die Einladung wird jedem Eigentümer ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt (auf Wunsch auch mit Hilfe moderner Medien wie z.Bsp. per Email).

c) Vorsitz und Niederschrift
Die Verwaltung führt den Vorsitz in der Eigentümerversammlung, gibt ihre Empfehlung zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift. Jedem Wohnungseigentümer wird eine Kopie der Beschlüsse der Eigentümerversammlung ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt.

d) Tagesordnung zur Eigentümerversammlung
Der Inhalt der Tagesordnung wird gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat abgesprochen und festgelegt.

e) Beschlussentwürfe
Um einen zügigen und reibungslosen Ablauf in der Eigentümerversammlung sicherzustellen, bereitet die Verwaltung, soweit möglich, Beschluss-Entwürfe zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung vor.

Die Eigentümergemeinschaft und der Verwaltungsbeirat erhalten zur Lösung der gemeinschaftlichen Belange die Beratung aus der langjährigen Erfahrung der Verwaltung.

Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus- und Nutzungsordnungen. Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnung, die schriftlich gemeldet werden, mahnt die Verwaltung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.

a) Abschluss von Verträgen
Abschließen und Kündigen von Wartungs-, Lieferanten-, Versicherungs-, Dienstleistungs und Arbeitsverträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft nach Beschlussfassung der Eigentümergemeinschaft.

b) Zustimmung von Verkäufen
Von der Verwaltung ist im Falle entsprechender Vereinbarung nach § 12 WEG die Zustimmung zur Veräußerung des Sondereigentums zu versagen, wenn Tatsachen bekannt sind, die begründeten Zweifel erkennen lassen, dass der Erwerber sich nicht in die Gemeinschaft einfügt oder seine finanziellen Verpflichtungen gegenüber der Gemeinschaft nicht erfüllt.

Betreuen, überwachen und beraten des Hausmeisters und anderer Dienstkräfte der Eigentümergemeinschaft.

Führen der auf den Namen der Wohnungseigentümer lautenden Bankkonten (Giro- und Rücklagenkonten etc). Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder auf Konten einer Großbank, sofern keine Sondervereinbarung getroffen wurde.

Rechnerische und sachliche Prüfung aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen.

Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung in dem Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft. Insbesondere das Führen und Abrechnen von:

• Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum
• Einnahmekonten für Erträge
• Ausgabenkonten ohne Ausweis der Mehrwertsteuer
• Rücklagenkonten einschließlich Anlage der Mittel
• Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft
• Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge
• Mitbuchen der Einnahmen und Ausgaben auf dem Bankkonto
• Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung
• Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel- Jahresabrechnung. Zur Beitreibung rückständiger fälliger Hausgeldzahlung einschließlich Sonderumlagebeiträge zugunsten der Gemeinschaft ist der Verwalter berechtigt, in fremdem oder auch in eigenem Namen mit Wirkung für und gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft außergerichtlich und notfalls auch gerichtlich tätig zu werden. Im Falle notwendig werdender gerichtlicher Beitreibungsmaßnahmen ist der Verwalter in diesen Fällen auch ermächtigt, einen fachkundigen Rechtsanwalt

Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/Teil-/Gemeinschaftseigentum.

Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange. Büroleistungen, wie z.B. Telefon, Kopien und Dienstfahrten, soweit sie von der Verwaltung im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden, sind mit dem pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten und werden nicht gesondert berechnet. Von wichtigem Schriftverkehr erhält der Verwaltungsbeirat Kopie, damit er immer über die aktuellen Belange der Gemeinschaft informiert ist und seine Stellungnahme dazu abgeben kann.

a) Anwesenheit vor Ort
Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen.

b) Sonderfachleute
Soweit notwendig, Beziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft.

a) Beratung
Beraten bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum.

b) Klärung
Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

c) Schadensminderung
Beraten der Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.

a) Schriftaufträge
Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft.

b) Veranlassungen
Veranlassungen der Bauverträge, der Bauleitung und -überwachung einschließlich Aufmaß und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung.

Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen.

Planung der zu erwartenden Instandhaltung/Instandsetzung über den Zeitraum von 1-2 Jahren

• Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand,Sturmschäden.
• Versicherungen Schadensmeldungen an die Versicherung bei Schäden am Gemeinschaftseigentum

Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B. an:

• der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswert, Druck- und Heizölbehälter)
• den Aufzügen (Haupt- und Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen)
• den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparaturen nach Dachsanierung)
• den Lüfteranlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen)
• den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage)
• den kraftbetätigten Garagentoren
• den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Druckprüfung der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Kontrolle der Brandschutztüren und Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern etc.
• Terminvereinbarungen, Mängelbeseitigung und Abrechnung mit den Beteiligten.